Cómo las plantillas de gestión de proyectos ayudan a su rutina

Lo que usted necesita es una lista de verificación de tareas fáciles que le diga cada uno de los pasos para que no se le olvide ninguno de ellos. O si agrega un paso, puede actualizar rápidamente la plantilla y recordar ese paso la próxima vez para mantener sus proyectos a tiempo.

How Project Management Templates Help Your Process

Las plantillas de gestión de proyectos en su herramienta de gestión de proyectos son un ahorro de tiempo esencial para agilizar su flujo de trabajo, ayudarle a recordar los pasos que necesita realizar en procesos repetibles y mantener a su equipo de proyecto responsable de las tareas que realiza de forma regular. También ayuda a una planificación más rápida de los proyectos.

¿Cuáles son las ventajas de las plantillas de gestión de proyectos?

El enfoque principal aquí es en cómo las plantillas pueden ayudarle!

1. Las plantillas le ahorran tiempo.

La forma más obvia en que las plantillas le ayudan es ahorrando mucho tiempo! Si repite el mismo proceso varias veces, no hay que pensarlo dos veces, debería utilizar plantillas. Es mucho más fácil cargar una plantilla que reasignar a las mismas personas y crear las mismas tareas, listas de comprobación o proyectos. La diferencia horaria aquí es enorme, estamos hablando de un par de clics frente a un proyecto completo. Si sus tareas son tan largas como las nuestras, las plantillas pueden ahorrarle mucho tiempo. Además, se notifica automáticamente a las personas tan pronto como se vuelve a utilizar la plantilla.

2. Las plantillas te mantienen consistente.

La segunda forma en que las plantillas le ayudan a usted y a su equipo es manteniendo la coherencia. Tal vez usted tiene muchos gerentes diferentes dentro de su organización y quiere asegurarse de que se hagan exactamente las mismas tareas, independientemente de quién esté de turno ese día. Las plantillas son perfectas!

Sólo tiene que cargar una plantilla y ya sabe quién está haciendo qué tarea y cuánto tiempo le llevará. No hay tiempo perdido deliberando o pensando en el mejor proceso para esta tarea si ya tiene una plantilla! La consistencia es aún más importante si usted es una organización grande o si está disperso de forma remota. Las plantillas dan a la gerencia la oportunidad de crear fácilmente un proceso consistente que puede ser compartido en toda la organización!

3. Las plantillas ayudan con los procesos repetibles.

Digamos que usted tiene el mismo proceso que sigue cada vez que trae un nuevo cliente. Con cada cliente, usted puede simplemente insertar su plantilla de proyecto y ahorrar tiempo con la incorporación, registro de correo electrónico y programación de check-ins. Las plantillas le recuerdan cada paso del proceso y le proporcionan un alto nivel de excelencia en toda su organización.

4. Las plantillas ayudan con las estimaciones .

Finalmente, las plantillas pueden ayudarle a estimar el tiempo. Ningún gerente es perfecto, y puede ser muy difícil estimar el tiempo para una tarea que nunca has hecho antes. Pero si utiliza plantillas, será capaz de estimar el tiempo que tardará una tarea. También podrá comparar la rapidez con la que sus empleados realizan determinadas tareas, de modo que pueda delegarlas a las personas que las realicen más rápidamente. A largo plazo, esto puede ahorrarle una tonelada de tiempo y hacer que su empresa sea mucho más eficiente.

Cómo usar plantillas

De acuerdo, así que usted entiende cómo las plantillas pueden ahorrarle tiempo, pero no cree realmente que las organizaciones las estén utilizando. Aquí en ClickUp, utilizamos plantillas todo el tiempo para gestionar una tonelada de nuestros procesos. Aquí hay algunos ejemplos:

1. Entradas de blog: Cada vez que tenemos una entrada en el blog (¡igual que ésta!) usamos una plantilla de lista de verificación para el proceso de creación y difusión. Tenemos ciertas personas en nuestro equipo que son responsables de crear la imagen de la entrada del blog, y otros que son responsables de ciertas partes del proceso de divulgación. Simplemente podemos añadir nuestra plantilla de lista de comprobación a una tarea de publicación en el blog y todos los responsables de cada aspecto del proceso reciben una notificación y pueden empezar a trabajar de inmediato.

Esto ahorra una tonelada de tiempo comparado con lo que se necesitaría para reasignar exactamente a las mismas personas las mismas tareas cada vez que tenemos una entrada en un blog. En realidad utilizamos dos listas de comprobación diferentes (una para crear la entrada del blog y otra para la promoción). Esto nos ayuda a centrarnos en los artículos adecuados en el momento adecuado.

2. Estados personalizados: También utilizamos plantillas de estado personalizadas en muchas de nuestras tareas. Es mucho más fácil cargar una plantilla que escribir los mismos estados cada vez que creamos una tarea. Además, estas plantillas se comparten en todo, por lo que nuestros empleados remotos no tienen que preguntarse qué estados deben usar cuando crean una nueva tarea, ¡simplemente pueden cargarlas desde una plantilla!

3. Desarrollo: Aunque establecemos listas y tareas para el desarrollo de nuestro producto actual, utilizamos una lista de comprobación para algunos de los pasos auxiliares que acompañan a cada compilación. Esto incluye la creación de nuevos documentos, la actualización de las respuestas de nuestros clientes, la creación de sugerencias de herramientas integradas y mucho más. Podemos crear nuevas tareas y asignarlas si se necesitan más detalles, o trabajar desde la tarea con la lista de verificación.

¿Qué pasa con las plantillas de Excel para la gestión de proyectos?

Las plantillas de gestión de proyectos de Excel como las listas de control o los diagramas de Gantt improvisados son como una tirita sobre un hueso roto: no abordan la raíz del problema. El uso de Excel como herramienta de gestión de proyectos es defectuoso por muchas razones, pero aquí hay una: Excel no fue creado para la gestión de proyectos.

Esto paraliza su productividad. Es un programa estupendo y adaptable, pero Excel es horrible a la hora de almacenar la información del proyecto a largo plazo, o de comentar y dar actualizaciones del proyecto sobre el progreso realizado. También aumenta las brechas de comunicación entre los equipos, creando enormes abismos en la productividad.

Si está buscando plantillas de Excel para la gestión de proyectos, piénselo de nuevo.

Conclusión

Una vez que empiece a utilizar plantillas de proyecto en su software de gestión de proyectos, los beneficios para usted y su empresa serán casi inmediatamente evidentes. No se puede exagerar su utilidad. Pueden ahorrarle una tonelada de tiempo, mantener la coherencia de toda su organización, permitirle estimar el tiempo con mayor precisión y ayudarlo a repetir los procesos.

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