8 Habilidades de gestión de proyectos pasadas por alto

Una sobrecarga del sistema. Fallos en las páginas. Mala QA. Esto puede parecer la última actualización de la página de aterrizaje o la última versión del producto, pero no lo es. Estoy hablando de algo más grande. En 2013, hubo un gran fracaso a escala nacional. No fue una tragedia de eventos imprevistos; de hecho, era casi predecible.

8 Habilidades de gestión de proyectos pasadas por alto

El gobierno de los Estados Unidos estaba lanzando su nuevo sitio para healthcare.gov. Bajo la nueva legislación, muchas personas tendrían que inscribirse en un corto período de tiempo, todo en un solo sitio web.

Dejando a un lado la política, el lanzamiento de su sitio web fracasó. Los usuarios recibían mensajes de error, el sitio no podía manejar el tráfico y las opciones desplegables eran un desastre.

Un informe de la Escuela de Negocios de Harvard enumeró tres causas fundamentales:

  • Falta de experiencia relevante
  • Falta de liderazgo
  • Programar la presión

Wow.

Los más notorios son el número uno y el dos: parece que el gobierno federal siempre está promocionando su experiencia y sus habilidades de liderazgo… así que, ¿cómo fracasó?

Un gerente de proyecto exitoso debe tener más que buen liderazgo y experiencia.

El gobierno supuestamente tiene eso en abundancia.

Y estoy bastante seguro de que tenían montones de gerentes de proyecto oficiales en el personal que se suponía que tenían que velar por el bienestar de este proyecto y atar todo junto al final. Pero no hay trato.

¿Cuáles son algunas de las otras habilidades de gestión de proyectos que podrían haberles ayudado en esta situación?

Aquí hay 8 habilidades de gestión de proyectos que se pasan por alto y que son necesarias para que los proyectos tengan éxito, y que van más allá de cualquier libro de texto.

1. Comunicación

La comunicación en equipo es un tema que se discute hasta la saciedad, pero hay una razón para ello: es súper importante. Y la comunicación tiene que ser constante o hay otro colapso a la vuelta de la esquina. Esto es especialmente cierto para un gerente de proyecto cuando usted siente que una conversación difícil está justificada. En el caso de la implementación de Healthcare.gov, es difícil para un gerente de proyecto confrontar las muchas capas de burocracia y, en última instancia, informar a un miembro del gabinete del presidente de que el sitio web no va a funcionar. Pero de hecho, las conversaciones difíciles en la comunicación de equipo son difíciles de tener a cualquier nivel. En cambio, muchas personas permiten que los problemas pasen de un hervor a un hervor, a medida que los problemas se hacen más y más grandes.

2. Colaboración

La colaboración en equipo va de la mano con la comunicación. Trabajar juntos requiere un cierto nivel de confianza, sin duda. Y a veces habrá fallos y averías. Pero como gerente de proyecto, en última instancia, usted tiene que confiar en su equipo para realizar el trabajo. Y la mayoría de los gerentes de proyecto no tienen las habilidades que tiene su equipo, por lo que es su trabajo facultar y trabajar con su equipo para encontrar el camino a seguir. Algunos podrían llamar a esto «liderazgo», pero la colaboración le da a su equipo en crecimiento un sentido de propiedad sobre el proyecto.

3. Organización

Si eres director de proyecto y trabajas con un equipo, tienes mucha responsabilidad. Mantener las tareas, los sprints y las actualizaciones correctas. Gestionar el riesgo, el presupuesto y las expectativas de los grupos de interés. Su trabajo principal es la organización. Esta es una habilidad suave que muchos en tu papel no estudian. Esto es algo natural para muchos gerentes de proyectos, pero aún así, usted no quiere un sistema ad-hoc que sólo usted entienda. Si sólo lo consigues, entonces eso no es organización de equipo, es dominación. En su lugar, usted querrá mantener todos sus archivos, notas, especificaciones y requisitos bien organizados en un solo lugar.

Una herramienta de gestión de proyectos y una plataforma de productividad. Puede configurar una jerarquía específica para diferentes equipos, espacios de trabajo, proyectos y listas. Estos espacios de trabajo personalizados le ayudan a gestionar cada sección del proyecto.

Por ejemplo, si utiliza desarrollo ágil y necesita utilizar sprints, las listas  pueden proporcionarle estados personalizados, puntos de vista y mucho más para que pueda supervisar de cerca el progreso. Con menciones y comentarios, puede proporcionar comentarios directamente a los miembros del equipo adecuado sin recurrir a otras herramientas como el correo electrónico. Las etiquetas y las dependencias de tareas también le ayudan a vincular tareas y proyectos entre sí para obtener una imagen más completa del trabajo que se está realizando.

4. Flexibilidad

La palabra técnica de gestión de proyectos para esto es probablemente «gestión de riesgos», pero a menudo, eso es sólo una capacidad técnica más que una habilidad real. La verdadera habilidad de los gerentes de proyecto es ser flexibles cuando se presentan los riesgos. ¿Cómo responderá usted? ¿Qué vas a cambiar? ¿Alcance? ¿Specs? Estimaciones de tiempo? Equilibrar ese triángulo de restricciones es una gran parte del trabajo de un gerente de proyecto. A lo que se reduce es a ser flexible entre una gran cantidad de intereses y prioridades que compiten entre sí.

La flexibilidad tiene enormes beneficios. Puede adaptarse a la situación planteada por su equipo, sin perder de vista los intereses del cliente o de las partes interesadas. Es importante entrar en proyectos con una mentalidad flexible y un plan de proyecto adaptable para conquistar cualquier riesgo que se le presente.

5. Gestión del tiempo

Equilibrar el presupuesto, el tiempo y el alcance es la triple amenaza para los administradores de proyectos. La habilidad que es más importante y que también está bajo tu control es la gestión del tiempo. Ya sabes cómo es la vieja cita: «Cómo pasas tus horas es cómo pasas tus días, lo que impacta si tus proyectos se retrasan.» Sí, eso es todo literalmente.

Los pequeños trozos de tiempo importan. Y como jefe de proyecto, usted debe optimizar el tiempo de su equipo para un esfuerzo máximo en la cantidad de tiempo asignado.

Sus desarrolladores, diseñadores, escritores técnicos, analistas de control de calidad, sus operaciones (o cualquier persona con la que trabaje) pueden hacer un seguimiento de su tiempo directamente.

¿Cómo le ayuda una herramienta de seguimiento del tiempo a gestionar el tiempo? Con esto, puede ver cuánto tiempo tardan las tareas iniciales. Esto le ayudará a estimar las tareas futuras, cuánto tiempo puede tomar un sprint y luego le dará una idea clara de cuándo puede entregar el proyecto final.

A continuación se muestra cómo funcionan los informes de tiempo en ClickUp:

6. Priorización

¿Cuál es la tarea más importante? ¿Qué hay que hacer primero antes de que pueda comenzar la siguiente tarea? ¿Cómo empiezas a priorizar tu trabajo?

Tomar los elementos del plan de su proyecto y hacerlos realidad también es una habilidad. Tienes que asignar a cada miembro del equipo una parte del trabajo en el que trabajar, y luego combinarlo en un trabajo integral terminado. Tienes que analizar y priorizar cada parte del trabajo para que se construya uno sobre el otro.

Piénsalo así: el proyecto tiene que seguir adelante, pero tu equipo tiene los pies plantados en el mismo lugar. Un equipo empieza a trabajar, luego otro, otro, y otro más lo mezcla todo. Cada uno debe trabajar para mover las piezas y sólo puede llegar al punto final con la ayuda de otro equipo.

La habilidad del gerente de proyecto es saber qué pieza enviar a cada uno primero. Tú eres el que alimenta las piezas, sabiendo cómo se entrecruzan y se mueven para formar un todo sólido. Tienes que priorizar.

Para ayudarle a hacer esto dentro de su software de gestión de proyectos, puede crear un espacio para un proyecto en particular  y, a continuación, crear listas para las diferentes partes del mismo.

Dentro de la lista, sus tareas y subtareas (si es necesario) le darán a su equipo la pieza específica en la que trabajar primero. Puede establecer un indicador de prioridad para una tarea determinada, establecer una fecha de inicio para que el miembro de su equipo sepa cuándo comenzar; crear una fecha de vencimiento y luego hacer que esa tarea dependa de otra para ver cómo se conecta todo.

7. Control de calidad

Come tu propia comida de perro. Ese es el mantra de la mayoría de los equipos de desarrollo, creadores y creadores. ¿Es lo que creaste algo bueno que hace lo que dice? Su equipo de control de calidad y/o servicio al cliente da forma a esto, pero también lo hace el gerente de proyectos.

Volvamos al ejemplo de Healthcare.gov. ¿Cuántas personas utilizaron el sitio antes de su lanzamiento? ¿Hubo algún control de calidad? ¿Alguna prueba? Si no es así, entonces el director del proyecto tiene la culpa.

Pero esto va más allá de sólo probar para asegurarse de que funciona. Tiene que haber funcionalidad y calidad en cada paso del camino. ¿Cómo garantizan un trabajo de alta calidad y rendimiento en cada paso del camino? Y si no lo hay, ¿entonces qué?

Para el desarrollo de productos, nada tiene que perfeccionarse antes de que se envíe, pero aún así se necesita un MVP digno que se pueda liberar y luego iterar.

Parte de este logro se remonta a la comunicación precisa. Un segmento de esto es el uso de actualizaciones de estado personalizadas para que todos sepan dónde está una tarea y si está lista para seguir adelante. Puede establecer sus propios estados, como en curso, en producción, completado, QA, actualización necesaria y más. Puedes nombrarlos de la forma que mejor se adapte a tu equipo.

8. Control de reuniones

Encuentros: ¿merecen la pena? Lo peor es tener más reuniones de las necesarias. Se necesita un tiempo valioso para conseguir que un grupo de personas en una habitación, para hablar y discutir y luego volver al trabajo. Y hay múltiples distracciones a lo largo del camino: pararse a tomar una copa, merendar en la reunión, conversaciones no relacionadas. Todo eso puede ser importante para el trabajo en equipo, sólo tienes que pensar si el costo del tiempo vale la pena. A veces lo será, a veces no. Eso es lo que tienen que decidir los directores de proyecto. Una vez que comienza la reunión, ¿cuántas personas están prestando atención? ¿Cuántos están comprobando los emails o Slack? ¿Cuántos están jugando un juego rápido en su teléfono?

Cada reunión debe ser valiosa. Al final de la sesión, ¿cuáles son los siguientes pasos? ¿Qué se decidió? Tener pasos de acción claros para que cada miembro del equipo sepa qué hacer a continuación es esencial para hacer avanzar el trabajo. Depende del director del proyecto orquestar hábilmente este equilibrio de tiempo y hacer que las reuniones valgan la pena para todos.

Conclusión

Si el sitio web de healthcare.gov hubiera prestado atención a algunos de estos atributos aparentemente pequeños de su proceso de proyecto, entonces tal vez la implementación hubiera sido más exitosa. Es difícil para algunos gerentes de proyecto capturar estas habilidades, porque no todas aparecen en un plan de proyecto o en un libro de texto.

Se necesita una mezcla de intuición y sentido común para saber cómo motivar a su equipo o darles una sacudida para hacer avanzar el proyecto. Pensar en estas habilidades junto con su plan oficial lo hará más exitoso.

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