Las 20 mejores herramientas de colaboración en línea para 2020 (¡gratis y de pago!)

¿Qué es ese sonido? Es el sonido de la fuerza laboral moderna y colaborativa. Lo más probable es que estés en una oficina ahora mismo. O tal vez estés trabajando solo, pero comunicándote con equipos de todo el país.

Las 52 mejores herramientas de colaboración en línea para 2019 (¡gratis y de pago!)

Haz una pausa y piensa por un minuto: ¿No es esto asombroso?

Es fascinante ver cómo las herramientas de colaboración en línea del lugar de trabajo evolucionan ante nuestros ojos.

Hace poco tiempo, mucha gente usaba una versión de Microsoft Office que requería una descarga en su ordenador, y para compartir cualquier cosa que le entusiasmaba imprimir páginas para su jefe de una oficina más allá.

Esa era la única manera de que ellos lo vieran! Loco.

Y ahora estamos en una era en la que la comunicación, la revisión, las aprobaciones, la gestión de tareas y mucho más están a sólo unos clics de distancia. Debido a que las herramientas de colaboración siguen cambiando y las posibilidades siguen creciendo, siempre es importante revisar una lista como esta para asegurarse de que se mantiene a la vanguardia y encontrar las mejores herramientas para mejorar la colaboración de su equipo.

 

gestión de proyectos y productividadGestión de proyectos y productividad

clickup

1. ClickUp

Si está buscando un software de gestión de proyectos y productividad de primera clase, hecho para gente común y corriente, no para tipos de gestores de proyectos oficiales, entonces ClickUp es su elección. Como plataforma de productividad de primera clase, estará más organizado que nunca. Aquí están algunas de las características que lo colocan un corte por encima del resto:

    • Comentarios asignados : cree y asigne instantáneamente elementos de acción para usted o para otros.
    • Múltiples Asignados – Colaborar juntos en una sola tarea – si su Espacio lo permite.
    • Estados personalizados : personalice el flujo de trabajo con estados que se ajusten a cada proyecto individual.
    • Edición de texto enriquecido & Marcado – Con la interfaz de formato enriquecido intuitivamente bella de ClickUp, no hay necesidad de limitar una tarea sólo a texto básico. Y utilice el lenguaje de marcado a medida que avanza, justo dentro de ClickUp
  • Tres Vistas Diferentes – Vista Lista, Vista Tabla y Vista Caja ofrecen la vista perfecta para desarrolladores, administradores y todo lo demás.
  • Prioridades : crea niveles de prioridad personalizados y organiza las tareas en función de su importancia para un proyecto.
  • Bloc de notas – ¿Necesita escribir un recordatorio rápido? ¿O tomar notas durante una reunión? Puede hacerlo dentro de ClickUp
  • Bandeja de tareas – ¡Detenga las pestañas! Minimice sus tareas principales y déjelas en la parte inferior de la ventana de su navegador. Puedes volver con ellos cuando estés listo.
  • Invitados – Comparta su trabajo con los clientes dentro de ClickUp, usted controla exactamente lo que pueden ver y los permisos que tienen.

ClickUp es adecuado para cascadas, ágiles, o cualquier modelo que funcione mejor para usted y su equipo en cualquier proyecto dado. Lo pone en el asiento del conductor y se adapta a su propio enfoque personal y al enfoque de cualquier persona con la que esté colaborando.

Una herramienta de gestión de proyectos debería servir al estilo del usuario, no gobernarlo, y ClickUp está diseñada para ese propósito.

2. Monday.com

Monday (antes conocido como Dapulse) ha crecido en popularidad porque es una herramienta muy simple de usar. Le ofrece una visión general de alto nivel del estado de su trabajo, lo que lo convierte en una opción atractiva para muchas personas. Desde el panel principal de Monday/Dapulse, puede agregar nuevas filas o tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y ver la línea de tiempo de su proyecto. Sin embargo, hay algunas desventajas… por ejemplo, si agrega más de 20 tareas, se vuelve difícil de manejar. Y no hay tareas recurrentes o una forma excelente de colaborar en tareas, como asignar a más de una persona para que le ayude en un proyecto. Además, no hay una versión gratuita para siempre, sólo una versión de prueba gratuita.

3. Campo base

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos perfectamente adecuada en muchos sentidos. Tienen una plataforma de mensajería de primera clase que promueve la colaboración, una práctica búsqueda universal, un lugar central para los archivos y una gestión de tareas sencilla que es ideal para la colaboración de equipos pequeños. Basecamp también tiene un gran portal para que los clientes externos discutan el trabajo con el equipo principal del proyecto, sin alterar ninguno de los planes.

4. Asana

Asana es uno de los líderes de la gestión de proyectos moderna, habiendo tomado un marco muy complejo y rígido para una solución de software de colaboración y lo ha hecho hermoso y fácil de usar.

En muchos sentidos, llevaron la gestión de proyectos y la colaboración a las masas. Pero eso no significa que no haya problemas con Asana.

De hecho, Click se ha ocupado de algunos problemas que Asana pasó por alto. La barra de herramientas multitarea le permite realizar cambios en masa. La edición súper rica es perfecta para ser más creativo en una tarea. ¿Necesita asignar una tarea a más de una persona? No hay problema.

6. Trello

De una manera muy similar a Asana, Trello también ha cambiado la cara de las herramientas de gestión de proyectos al tomar una ruta diferente, al ofrecer vistas de tarjetas y cartulinas. Este popular look estilo Kanban ha despegado con los equipos Scrum y Agile o como una lista personal de cosas por hacer.

Trello es simple. Con los tableros, puede obtener una vista rápida de cualquier proyecto y ver quién es responsable de completar cada tarea.

Un problema con Trello es que dependen de muchas integraciones. Ahora, eso no es necesariamente malo, pero ¿qué es lo que realmente obtienes? Es un marco básico con muchos complementos. Siempre está en busca de nuevas integraciones y soluciones, en lugar de elegir un software de productividad que realmente pueda hacer el trabajo por usted.

7. Wrike

Si te gustan las carpetas, entonces Wrike es para ti. Anidan cada una de las tareas y subtareas del proyecto en más y más carpetas. Si está tratando de ver qué es qué es dónde y quién está trabajando en qué con las tareas principales de la semana, el panel de control y los informes de Wrike son muy sólidos para eso. Pero como dije: carpetas. Eso me parece muy de mediados de los 90, pero oye, a algunas personas les gusta. Wrike sólo ofrece un tipo de vista y usted estará usando mucho la función de búsqueda, lo que es genial en realidad.

8. Filestage

Filestage es una solución creativa de gestión de proyectos que le permite revisar y aprobar el contenido y agilizar sus procesos creativos. El software funcionará perfectamente con sus flujos de trabajo existentes ofreciendo diferentes pasos de revisión (internos y externos).

Usted puede obtener rápidamente retroalimentación visual de sus compañeros de trabajo y clientes. Sólo pueden anotar vídeos, diseños y documentos y añadir solicitudes de cambio.

Los revisores no necesitan registrarse para obtener una cuenta, pero pueden hacer comentarios directamente en su navegador. Incluso si está ejecutando grandes proyectos, gracias al sistema de documentación de Filestage, puede hacer un seguimiento de todas las versiones y comentarios. Filestage ofrece una prueba gratuita de 14 días para ayudarle a comenzar.

9. Plan semanal

Week Plan es un software de gestión de tareas que hace que los equipos sean más productivos y efectivos. Inspirado en el marco de 7 Habits of Highly Effective People y OKR (Objective Key Results), Week Plan está diseñado para hacer que su equipo sea más eficaz.

Week Plan le permite priorizar sus metas y objetivos, los resultados clave que desea lograr y las tareas de alta prioridad que lo llevarán allí. Esto permite priorizar cada día las tareas que tendrán el mejor impacto en los objetivos de su organización.

Con la confianza de más de medio millón de usuarios, Week Plan ofrece integración nativa con Google Calendar, Outlook Calendar, integración de SMS y más de 400 aplicaciones a través de Zapier. Además de la entrega basada en la web, Week Plan proporciona aplicaciones especialmente diseñadas para Android, iOS, Windows, Gmail y Chrome.

Herramientas de chat

10. Aflojar

Usamos Slack como línea de conferencia y como herramienta de comunicación de texto. Su éxito es bien conocido, y es útil para filtrar mensajes y conversaciones a través de canales. Esto mantiene las cosas organizadas y ayuda a otros a mantenerse en el tema.

Las respuestas también ayudan a profundizar en una conversación o comentario. La parte peligrosa de Slack como herramienta de colaboración es que puede incluir demasiados detalles o información sobre un proyecto, y entonces las cosas podrían perderse.

La integración de sus aplicaciones es una de las razones por las que Slack se ha convertido en una herramienta esencial para la colaboración y el chat.

Nota: ¿Buscas aplicaciones de productividad en tu teléfono? ¡Miren este post!

10. Hangouts Chat

Este es el asesino de Slack – o al menos Google espera que lo sea. Es Google entrando en el campo de la comunicación empresarial, no sólo enviando mensajes a tus amigos de la universidad. Estoy seguro de que algunas empresas ya utilizan GChat para hablar con sus colegas, pero Hangouts Chat añade canales y funciones de grupo.

El verdadero asesino aquí es la (potencial) integración perfecta de los archivos de Google Docs, Sheets y Drive. ¿Cuánto más fácil sería editar un documento en tiempo real con Hangouts Chat? ¿Y si Google mata a las integraciones de Slack API? Veremos cómo se desarrolla esto. De todos modos, si eres un gran usuario de Google pero no te has subido al carro de la holgazanería, esta es tu oportunidad.

11. Zancada

Atlassian tuvo que matar a HipChat, porque no estaba a la altura de su nombre. Ahora, esperan competir con el fenómeno cultural (?) que es Slack with Stride.

¿Qué hace que Stride sea diferente? Usted puede archivar los mensajes en una lista improvisada de cosas por hacer, pidiendo acción o decisión. También puede entrar en el «Modo de enfoque», que es una forma de silenciar a todos los que le rodean. Atlassian también está poniendo un tope a su API para que no todos los fabricantes de GIFs puedan integrarse con él. Veré que puedo decir una cosa: si Stride es como JIRA, entonces no quiero tener nada que ver con ello. ¿Quizás te sientas diferente?

Videoconferencia

zoom

13. Zoom

Este líder de mucho tiempo es más fácil de usar que GoToMeeting y le da la oportunidad de tener reuniones, demostraciones en línea o seminarios web en una sola plataforma. Las funciones avanzadas incluyen el uso compartido selectivo de la pantalla: algunos participantes pueden ver la pantalla del presentador y otros no.

Si su empresa utiliza Microsoft Outlook, entonces esta es una selección superior: es fácil de programar directamente desde Outlook con los plugins de Zoom. También cuenta con salas de reunión, lo que significa que los participantes pueden reunirse en conversaciones de vídeo laterales sin perder nunca la alimentación principal. Esto es muy útil para discutir el material cuando se ejecuta un seminario virtual o una sesión de capacitación de gran tamaño.

14. Aparecer.in

Appear.in ha simplificado el proceso de inicio de sesión y videoconferencia con su equipo. Se ha quitado los clunky logins de los competidores y en su lugar te dirige a una simple URL. Los usuarios pueden tener su propia «sala» donde pueden invitar a otros. Puede reclamar la URL como propia (como en su propio nombre) o crear espacios específicos para equipos y departamentos. Y no hay que descargar ningún software adicional; todo sucede directamente en su navegador, lo que hace que la colaboración en tiempo real sea lo más sencilla posible. Para una aplicación basada en navegador, es notablemente estable incluso mientras maneja esa cantidad de datos. Lo he usado para conversar con miembros de equipos de diferentes zonas horarias y océanos. Se trata de una herramienta de colaboración de primer orden que definitivamente debería añadir a su arsenal.

15. Google Hangouts

Google simplifica las cosas, por supuesto, y a menudo hace el trabajo incluso sin ofrecer demasiadas funciones. Sólo tienes que compartir un enlace con tu equipo e ir (siempre y cuando estén registrados en Google, por supuesto). No hay plugins ni extensiones adicionales y puedes unirte directamente desde una invitación de Google Calendar. Esto también hace que sea fácil unirse desde su dispositivo móvil, algo con lo que otros jugadores todavía tienen problemas. Google Hangouts es una excelente opción para reuniones de equipo en línea rápidas. Los webinars y otras presentaciones no necesariamente funcionarán aquí.

16. Reunión de ClickMeeting

Un gran servicio de webinars no tiene por qué costar una fortuna. Los webinars de ClickMeeting están respaldados por centros de datos seguros en todo el mundo, con un ancho de banda masivo, un sistema de recuperación de copias de seguridad y mucho más. Es fácil empezar y puede personalizar su sala de seminarios web, alojar seminarios web de pago, participar con los clientes u organizar reuniones informativas para los equipos de toda su organización.

Herramientas de colaboración de documentos

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17. Buzón

¿Qué ha hecho de Dropbox una de las empresas de almacenamiento en nube y compartición de archivos más fundamentales y esenciales durante más de una década? Es una experiencia simple que es esencialmente sin fricción. Es como si estuvieras almacenando documentos y notas directamente en tu disco duro, arrastrando los archivos apropiados a ese pequeño icono azul y blanco.

Es instantáneamente familiar y está disponible al instante. Además, puedes enviar archivos a usuarios que no sean de Dropbox con un simple enlace, que atrae a más gente a su ecosistema (¡inteligente!). Dropbox se ha hecho un nombre en el lado del consumidor, pero ha estado expandiendo rápidamente sus opciones empresariales.

18. Unidad Google

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Cuando Google Drive añadió su suite de almacenamiento y herramientas de colaboración de documentos, fue un golpe de genialidad. Reconocieron la oportunidad de crear herramientas más simples que las que los portadores de estándares como Microsoft habían estado ofreciendo para compartir archivos.

Y moverse fácilmente entre el correo electrónico, las hojas de cálculo, las presentaciones y la creación de documentos es casi ininterrumpido. También ofrecen una tonelada de almacenamiento por un precio bajo, por lo que implementar las herramientas de Google Drive y GSuite para todo su equipo es simple y definitivamente vale la pena el precio.

19. OneDrive

Este es el competidor de Google Drive de Microsoft. Es indispensable, especialmente si trabaja en una organización que utiliza Microsoft365 y la versión web de Outlook. Es fácil compartir documentos entre plataformas con sus colegas y trabajar en colaboración en un documento de Word o Excel.

La desventaja viene con la corrección de pruebas, edición y uso compartido con clientes fuera de Microsoft365, que es donde Dropbox o Box puede ser una mejor opción.

20. Caja

La diferencia entre Box y Dropbox ha sido bien debatida, pero aquí está la versión TL;DR: Box está más enfocado en la seguridad. La protección de información como la identificación personal, los datos financieros o la información financiera privada, pero aún así compartir en la nube, es donde Box fabrica sus huesos.

Estas no son sólo fotos de las vacaciones; esto es para las compañías que se ocupan de cosas de alto secreto, información de salud de la HIPAA y otros campos con información sensible, esto es importante. Compartir esa información es más fácil en la nube, sí, pero también es más fácil de hackear. Box le ofrece la comodidad de compartir la nube con mayor seguridad y encriptación.

Base de conocimientos

guru

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